Anwenderbericht: Gestählt für komplexe Vertriebsprojekte

Anwenderbericht: Gestählt für komplexe Vertriebsprojekte

Anwenderbericht: Einführung Microsoft Dynamics CRM bei der SMS CONCAST AG Kunden- und Projektdaten weltweit in einem System // Steuerung komplexer Vertriebsprozesse mit differenziertem Rollensystem // Risikosteuerung durch Quality Gates (Compliance)

Markus Feldmann, Head of Sales Support & Marketing bei Concast überzeugte das hohe „Grundverständnis“ von Infoman. „Die CRM-Experten hatten klare Vorstellungen davon, wann welcher Baustein der Software zu entwickeln und zu implementieren war. Mögliche Schwierigkeiten haben sie vorausgesehen und elegant gelöst.“

Seit über 50 Jahren ermöglicht die Schweizer SMS Concast AG, aus Schrott, Roheisen oder Eisenschwamm neue hochqualitative Stähle herzustellen. Mittlerweile ist SMS Concast der international führende Anlagenbauer für Stahlwerkstechnik im Bereich Langprodukte. Nicht weniger anspruchsvoll als Entwicklung, Herstellung, Aufbau und Inbetriebnahme ist der Vertrieb der Elektroöfen und Stranggiessanlagen. Die Kunden sind auf der ganzen Welt verteilt, ebenso die Ländergesellschaften der SMS Concast Gruppe. Zwar steuert die Zentrale in der Schweiz den Vertrieb, doch die Niederlassungen in Udine, Pittsburgh, Sao Paolo, Pune, Bangkok oder Shanghai wickeln die Projekte vor Ort ab. Dort werden jeweils auch neue Informationen generiert. Benötigt der Vertriebsleiter Projektdaten von einem Vertriebsingenieur in einem anderen Erdteil, ist es wichtig, dass dies schnell und unkompliziert funktioniert.

Umsatzintensive Projekte erfordern zuverlässige Risikosteuerung
Wer Stahlwerksanlagen vertreibt, geht gewisse Risiken ein, denn Stahl wird immer häufiger in Schwellenländern hergestellt und die Auftragsvolumina für industrielle Investitionsgüter sind hoch. Von der Auftragsbestätigung bis zum Inkrafttreten des Vertrages können zudem Monate vergehen. In dieser Zeit werden Finanzierungslösungen entwickelt, Fabrikationsrisiken versichert und Exportrisikogarantien eingeholt. Auch Wechselkursschwankungen gilt es zu bedenken. Deshalb steuert SMS Concast seine Abläufe über einen strukturierten Vertriebsprozess. Dabei sichern neun Quality Gates die Projektfortschritte.

Markus Feldmann, Head of Sales Support & Marketing bei Concast: „Unsere umsatzintensiven Projekte müssen bis ins letzte Detail durchdacht sein. Denn je transparenter die Prozesse sind und je einheitlicher die Projektmeilensteine abgehakt werden, desto eher kommen individuelle Projektrisiken ans Licht. Zudem nimmt die Wahrscheinlichkeit und Tragweite potentieller Fehlerkosten ab.“

Um die Transparenz über die Vielzahl der weltweiten Vertriebsprojekte weiter zu erhöhen, entschied sich SMS Concast eine CRM-Lösung (Customer Relationship Management) einzuführen. Die Wahl fiel auf die Microsoft-basierte Software der Infoman AG. Die in der produzierenden Industrie erprobte Lösung wird bereits bei weiteren Tochterunternehmen der SMS group eingesetzt.

Projektpartner überzeugt durch Lösungskompetenz
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, bestehende Kunden- und Projektdaten in die neue Lösung zu überführen. Da sie in unterschiedlichen Formaten sowie Anwendungen wie Excel und Access vorlagen, war die Migration aufwendig.

Generell überzeugte Markus Feldmann das hohe „Grundverständnis“ von Infoman. „Die CRM-Experten hatten klare Vorstellungen davon, wann welcher Baustein der Software zu entwickeln und zu implementieren war. Mögliche Schwierigkeiten haben sie vorausgesehen und elegant gelöst.“

Bei der Abbildung der Vertriebsprozesse wurden die unterschiedlichen Rollen bei SMS Concast berücksichtigt: der Vertriebsingenieur an der Verkaufsfront, der Mitarbeiter für Machbarkeitsprüfungen aus dem technischen Vertrieb und der für die Finanzierung zuständige kommerzielle Vertriebsexperte. Hinzu kam als weitere Rolle das Management, welches die Quality Gates nach systemischer Anforderung der Vertriebsingenieure prüft und die Projekte für die weitere Bearbeitung freigibt. Sie alle sind nun in der Lage, Vertriebsprojekte entlang der Quality Gates workflowbasiert abzuarbeiten. Beispielsweise löst der Vertriebsingenieur mit einem Klick eine automatisch generierte E-Mail an seinen Vorgesetzten aus, wenn ein neuer Prozessschritt erreicht wurde („Anfragedokumentation komplett“). Die Antwort mit der Entscheidung („Anbieten“ oder „Nicht anbieten“ oder „zusätzliche Informationen beschaffen“) geht über das System zurück an den Vertriebsingenieur.

360-Grad-Sicht und Beobachtung der Wettbewerber
Den Nutzern fiel es leicht, mit der neuen Software zu arbeiten. Wesentlich trug dazu bei, dass Concast-spezifische Begriffe im Customizing berücksichtigt wurden. Markus Feldmann: „Die User mussten kein Handbuch lesen, sondern haben ihre Begriffe wiedergefunden und waren in weniger als einer Stunde 1:1-Training mit dem System vertraut“. Schon bei der kurzen Einführung arbeiteten die Mitarbeiter mit echten Projektdaten. So nutzen täglich mehr als 20 Mitarbeiter die Anwendung, 30 weitere greifen auf die Daten zu.

„Mit einem Klick in die gemeinsame Datenbank gewinnt der Mitarbeiter eine 360-Grad-Sicht auf Kunden und Projekte“, sagt Markus Feldmann. „Und das Management kann jederzeit fundierte Entscheidungen treffen, da sich spezifische Abfragen über die Vertriebsaktivitäten per Mausklick ad hoc quantitativ und qualitativ bewerten lassen.“

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Drei Fragen und drei Antworten…
an Markus Feldmann, Head of Sales Support & Marketing SMS Concast AG!

Weshalb haben Sie sich für die Einführung eines CRM-Systems entschieden?
Unsere international aufgestellten Teams steuern komplexe Vertriebsprojekte. Über das CRM-System erhalten alle Beteiligten ort- und zeitunabhängig eine 360-Grad-Sicht auf Kunden und Projekte. So reduzieren wir den Organisationsaufwand und vereinfachen die Zusammenarbeit.

Was war das ausschlaggebende Kriterium für Infoman als Einführungspartner?
Infoman brachte nicht nur Branchen-Know-how ein, sondern hatte auch bereits CRM-Projekte innerhalb der SMS group umgesetzt.

Welches Erfolgsrezept für reibungslose IT-Projekte empfehlen Sie?
Unternehmen sollten sich vorher intensiv mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen. Erst dann lassen sich die Abläufe strukturiert in der IT abbilden. Um sich schnell einzuarbeiten, hilft es den Mitarbeitern sehr, wenn sie ihre gewohnten Begriffe in der Lösung wiedererkennen.

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Infoman AG, ein Unternehmen der Avanade Gruppe, ist ein führender CRM Beratungs- und IT Lösungsanbieter für mittlere und große Unternehmen in Deutschland und der Schweiz.

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