Verkaufschancen nutzen statt Visitenkarten sortieren

Verkaufschancen nutzen statt Visitenkarten sortieren

Einführung Infoman CRM-Modul Messe- und Eventmanagement bei der Homag Group AG
Integriertes CRM und Messemanagement reduziert Dubletten und Doppelarbeiten // gezieltere Kundenbetreuung durch besser informierte Verkäufer // weltweite Verfügbarkeit des Messemanagementsystems rund um die Uhr // qualifizierte Kontakte statt tausende Visitenkarten // Erfolg von Messen detailliert auswertbar

Um das Material Holz in die unterschiedlichen Formen und Designs zu bringen, benötigen die fertigenden Betriebe neue und komplexe Maschinen. Diese kommen von HOMAG, Weltmarktführer für Maschinen und Anlagen für die Holzbearbeitung. Diese Produktvielfalt muss verständlich dargestellt werden. Das gelingt am besten auf Messen. HOMAG ist pro Jahr auf mehr als 100 Messen und Events weltweit vertreten. Damit sich Koordinations- und Kostenaufwand lohnen, sind eine effiziente Organisation sowie eine schnelle und systematische Nachverfolgung der Messekontakte unabdingbar. Erfolgreiches Leadmanagement heißt,  alle Messekontakte unmittelbar ins CRM zu überführen, um damit direkt weiterzuarbeiten.

Mit der bisherigen isolierten Eventmanagementlösung war dies allerdings nicht möglich. So stand der Vertrieb bislang nach einer Messe mit 4.000 Visitenkarten oder im besten Fall mit einer Excel-Liste da. Diese komplett nachzuverfolgen, war in der Praxis unmöglich. Deshalb entschied sich HOMAG eine CRM-integrierte Messemanagementlösung einzuführen.

Verknüpfung von CRM und Eventmanagement
Da der Holzbearbeitungsspezialist für das Kundenbeziehungsmanagement bereits Microsoft Dynamics CRM nutzte und Microsoft SharePoint als interne Kommunikationsplattform einsetzte, war die Entscheidung für die Technologie und den Implementierungspartner schnell getroffen. Das Stuttgarter Beratungs und IT-Lösungshaus Infoman AG hatte bereits das CRM-System erfolgreich implementiert und verfügte auch über die entsprechende Kompetenz im Bereich Microsoft SharePoint. Alexander Prokisch, Leiter Kommunikation bei der HOMAG Group AG: „Nur wenn tatsächlich alle Daten aus unserem CRM-System für die Messevorbereitung, -durchführung und Nachbereitung zur Verfügung stehen, schöpfen wir das vertriebliche Potenzial der Veranstaltungen aus. Hier zeichnete sich Infoman aufgrund seiner Erfahrung in beiden Welten aus.“

Expertenteams bestimmen Funktionsumfang
Der erste Schritt bei der Einführung bestand darin, die fachlichen Anforderungen und Prozessabläufe zu definieren. Für das Standpersonal war wichtig, dass die Lösung alle Sprachen berücksichtigt. Arbeiten bei großen Messen doch 600 Personen aus 60 Ländern am HOMAG-Stand. Auch von der EDV-Abteilung des Maschinenbauers kamen Anforderungen hinzu. So sollte das System von überall auf der Welt verfügbar sein. Dabei galt es, interne wie externe Benutzergruppen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zu berücksichtigen.

Weniger Aufwand, mehr Erfolg durch Messen
Das Organisationsteam nutzt die Eventmanagementplattform sehr intensiv. Kapazitäten lassen sich nun einfacher planen. Das Standpersonal schaut bereits vor einer Messe auf die zentrale Plattform, um sich über Ausstellungsinhalte und Organisatorisches zu informieren. „Das Informationsportal wird sehr gut angenommen. Denn es macht Spaß, sich hier durchzuklicken, und jeder findet rasch das Gesuchte“, so Alexander Prokisch. Während einer Veranstaltung registriert das Standpersonal die Besucher nun zentral und ist außerdem in der Lage, sie direkt zu qualifizieren: Wer interessiert sich für ein Angebot? Wer ist bereits Kunde und verschafft sich nur einen Überblick über Neuheiten? Für den Vertrieb ist es nun wesentlich einfacher, die Messekontakte nachzuqualifizieren. Für das Management bietet die Lösung wertvolle Analysemöglichkeiten. Bereits während einer Veranstaltung erhält der Vertriebsleiter mit wenigen Klicks detaillierte Auswertungen. Das Zählen von Messekontaktbögen am Ende eines Messetages gehört damit der Vergangenheit an. Es sind nicht mehr nur die direkt nach einer Messe eingehenden Aufträge nachvollziehbar. Auch nach einem halben Jahr lässt sich noch genau bestimmen, auf welcher Veranstaltung der Erstkontakt stattfand und welche Schritte erfolgten, bis der Auftrag einging. Derzeit arbeitet HOMAG daran, die Lösung auch für alle anderen Länder bereitzustellen.

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Drei Fragen und drei Antworten…
an Alexander Prokisch, Leiter Kommunikation bei der Homag Group AG!

Weshalb haben Sie sich für die Einführung einer integrierten Messe- und Eventmanagementlösung entschieden?
Wir wollten die Verkaufschancen, die sich durch Messen ergeben, konsequent nutzen. Das geht nur, wenn alle Messekontakte direkt ins CRM-System eingepflegt werden. Außerdem sollte der Vertrieb sich im Vorfeld einer Messe weltweit bequem und umfassend informieren können.

Was war das ausschlaggebende Kriterium für Infoman als Einführungspartner?
Infoman verfügte sowohl über Erfahrung mit Microsoft SharePoint als auch mit Microsoft Dynamics CRM. So waren wir sicher, Event- und Kundenbeziehungsmanagement wirkungsvoll zu verknüpfen.

Welches Erfolgsrezept für reibungslose IT-Projekte empfehlen Sie?
Wer noch vor der Einführung einer Eventmanagementlösung steht, dem rate ich, vorab ein laufendes System in einem anderen Unternehmen anschauen. So lassen sich die eigenen Anforderungen viel schneller und präziser definieren.

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Infoman AG, ein Unternehmen der Avanade Gruppe, ist ein führender CRM Beratungs- und IT Lösungsanbieter für mittlere und große Unternehmen in Deutschland und der Schweiz.

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